お問い合わせフォームの不具合で機会損失？原因と解決方法を実例付きで解説

いつもお世話になっております。S&Eパートナーズの里村です。

企業サイトを運用している中で、
「お問い合わせフォームからメールが届かない」
というご相談をいただくことがあります。

お問い合わせや資料請求は、重要なコンバージョン（成果）のひとつです。
それにも関わらず、フォームの不具合によって受信できていないとしたら…
気づかないうちに大きな機会損失が発生している可能性もあります。

そのような不具合に実際に対応してきた中で、いくつかのパターンや原因が見えてきました。
本記事では、それらの原因と対処方法についてご紹介していきます。

不具合の実例パターンと対応

以下に、実際にあった不具合の事例と対応方法をご紹介します。

ケース1 : 宛先設定ミス（全角カンマ）による送信エラー

お客様側で送信先のメールアドレスを複数追加されていましたが、アドレスを区切るための「,（カンマ）」が全角文字になっており、正しく認識されていない状態でした。

このような場合、メール送信時にエラーが発生し、結果として正常に送信されないことがあります。

対応として、該当箇所のカンマを半角に修正したところ、問題なくメールが送信されることを確認しました。

単純ですが、よくあるパターンのため、宛先などの設定変更を行う際は注意が必要です。

ケース2 : サーバー切り替えに伴うメール受信設定の不整合

直前にサーバーの切り替えが行われており、それに伴ってメールサーバーも変更されていました。 しかし、普段使用されているメーラー側の設定が旧サーバーのままとなっていたため、新しいメールを受信できない状態になっていました。

このような場合、フォーム自体は正常に動作していても、受信環境側の設定によってメールが確認できないケースがあります。

対応として、メーラーの受信設定（サーバー情報）を新しいものに変更したところ、正常にメールを受信できるようになり、不具合は解消されました。

ホームページのサーバー切り替え時に見落としがちなのが「メールサーバー」の存在です。
「Xserver」や「さくらインターネット」などの主要なレンタルサーバーでは、
ホームページを表示するための「データサーバー」と、メールを管理する「メールサーバー」が分かれて管理されています。

そのため、移管や設定変更を行った際は、ホームページだけでなくメールの設定も忘れずに確認することが重要です。

ケース3 : SMTP未設定によるGmailでの受信不具合

対象のサイトはWordPressで構築されており、フォームからのメール送信は行われていましたが、受信側（Gmail）ではメールが確認できない状態でした。

原因を確認したところ、メール送信がPHPのmail()関数に依存しており、SMTPの設定が行われていませんでした。
この状態では送信元の信頼性が低く、Gmail側で迷惑メール判定や受信拒否の対象となる可能性があります。

対応として、「WP Mail SMTP」などのSMTP設定用プラグインを導入し、外部SMTPサーバーを経由した送信に変更しました。
その結果、メールは正常に受信できるようになり、不具合は解消されました。

WordPressのプラグインなどで作成したフォームでは、送信元メールアドレスのドメインと、実際の送信サーバーのドメインが一致していない場合に、このような問題が発生しやすくなります。

上記でご紹介した以外にも、
「reCAPTCHAの設定」「フォームツールの仕様変更」「PHPバージョンの違い」など、さまざまな原因やパターンが存在します。
それぞれの状況に応じて、適切な対応が必要となります。

問題を未然に防ぐためのポイント

では、こうしたトラブルを未然に防ぐためには、どのような対策を行えばよいのでしょうか。
次に、事前に実施しておきたいポイントについてご紹介します。

テストメールを逐一送る

上記でもご紹介したとおり、メールフォームの不具合の原因は想像以上に多岐にわたります。 ホームページやサーバーの設定を変更した際には、思いもよらない要因でメールが受信できなくなるケースも少なくありません。

そのため、これらの変更を行った際は、必ずフォームからテストメールを送信するようにしましょう。
実際に送信し、受信できているかを確認することが最も確実な予防策となります。

Ｓ＆Ｅパートナーズでもお問い合わせフォームの作成や変更を行った際には、必ずテストメールを送付し、動作確認を実施しています。

送信ログやバックアップを取得しておく

対策を行っていても、フォーム関連のトラブルを完全に防ぐことは難しい場合があります。
しかし、メールが受信できない期間の機会損失はできるだけ避けたいところです。

そのための「保険」として、送信ログの保存やバックアップの取得をおすすめします。

メールフォームのツールやプラグインには、送信内容のログを記録したり、送信ごとにバックアップを残す機能が備わっているものもあります。
これらを活用することで、万が一フォームの不具合が発生した場合でも、過去に送信された内容をさかのぼって確認することが可能になります。

Ｓ＆Ｅパートナーズでもお問い合わせフォームを導入する際には、これらのログ機能を併せて実装するようにしています。

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せっかくのお問い合わせを取り逃さないためにも

企業様や取り扱う商材にもよりますが、
ホームページを閲覧したユーザーが、実際にお問い合わせや申し込みまで至る割合は、
決して高いものではありません。

だからこそ、その貴重な機会をフォームの不備や不具合によって失ってしまうのは、
非常にもったいない機会損失といえます。

ホームページを運用するうえで、お問い合わせフォームの管理は最も重要な要素のひとつです。

これからフォームを導入される方も、長年同じフォームを使用されている方も、トラブルを未然に防ぐために、日々の確認と確実な運用を心がけていきましょう。